مدیریت ادعا (Claim) چیست؟ | انواع و فرایند ادعا در پروژه های عمرانی

آیا تا به حال در یک پروژه عمرانی یا قرارداد پیمانکاری با اختلافات مالی و زمانی روبه‌رو شده‌اید؟ چگونه می‌توان از حقوق خود در برابر تغییرات غیر منتظره یا تاخیرات پروژه دفاع کرد؟ مدیریت ادعا یکی از مهم‌ترین مهارت‌های حقوقی و فنی در پروژه‌های عمرانی است که می‌تواند از بروز چنین اختلافات جدی جلوگیری کند. به‌طور کلی، در هر پروژه عمرانی، ادعاها و اختلافات اجتناب‌ناپذیرند؛ اما نحوه مدیریت این ادعاها تاثیر مستقیمی بر موفقیت پروژه دارد. اما مفهوم مدیریت کلیم یا ادعا در قراردادهای پیمانکاری چیست و چه نقشی در حفظ منافع طرفین دارد؟ ما در این مقاله، به بررسی مفهوم کلیم، انواع ادعا، فرآیند مدیریت ادعا و استانداردهای مرتبط با ادعا در PMBOK پرداخته‌ایم؛ پس تا انتها همراه آکادمی عمران باشید.

کلیم به چه معناست؟

واژه کلیم (Claim) در زبان فارسی به معنای ادعا، خواست یا دعوی حقوقی است. این واژه معمولاً در چارچوب‌های حقوقی یا اقتصادی به کار می‌رود و به معنای بیان حق یا خواسته‌ای است که یک فرد یا سازمان از دیگری دارد. به عبارت دیگر، زمانی که فردی به چیزی که معتقد است حق اوست اشاره می‌کند، در حقیقت یک کلیم یا ادعا دارد.
واژه کلیم در قراردادها به معنای درخواست رسمی از سوی یکی از طرفین قرارداد برای جبران خسارت، تمدید زمان یا اصلاح شرایط قرارداد است. کلیم در پروژه به دلایل مختلفی از جمله تغییرات در دامنه کار، تاخیرات پروژه و مسائل پیش‌بینی‌نشده، ایجاد می‌شود. در صورتی که یکی از طرفین قرارداد احساس کند که حقوقش نقض شده است، می‌تواند با ارائه مستندات معتبر نسبت به ارائه ادعا اقدام کند.

مدیریت ادعا چیست؟

مدیریت ادعا (Claim Management) به فرآیندی گفته می‌شود که در آن ادعاهای حقوقی و مالی مرتبط با یک پروژه شناسایی، تحلیل و حل‌وفصل می‌شوند. این امر در پروژه‌های عمرانی و پیمانکاری از اهمیت بالایی برخوردار است، زیرا اختلافات و ادعاهای مختلف می‌توانند منجر به افزایش هزینه‌ها، تاخیر در اجرا و حتی فسخ پیمان قرارداد شوند.

مدیریت ادعا در pmbok

شاید ذهن شما نیز درگیر این سوال شده باشد که معیار سنجش یا استاندارد مدیریت ادعا در قراردادها چیست؟! به‌طور کلی، یک کتابچه راهنمایی به نام راهنمای پیکره دانش مدیریت پروژه (Project Management Body of Knowledge) توسط موسسه مدیریت پروژه (PMI) با هدف شناسایی عناصر مختلف مدیریت منتشر شده است. در استاندارد PMBOK، مدیریت ادعا به عنوان بخشی از مدیریت قراردادها و مدیریت یکپارچگی پروژه مطرح می‌شود. این استاندارد تأکید می‌کند که مستندسازی دقیق، تحلیل ریسک و مدیریت تغییرات، بخش‌های اساسی در کنترل و مدیریت ادعاها هستند.

تا ۷۲ درصد تخفیف برای آموزش‌های VIP پنجم اسفند ساعت ۱۲ تا ۲۴

مشاهده و رزرو

تفاوت بین ادعا و تغییر در پروژه

به‌طور کلی، ادعا یک درخواست رسمی برای جبران خسارت یا تغییر شرایط قراردادی به دلیل مشکلات غیر منتظره است. در حالی که تغییر به بهینه کردن هزینه یا زمان پروژه طبق مواردی که اجرا شده است، اشاره دارد و نیاز به توافق طرفین دارد. به عبارت دیگر، ادعا معمولاً به دلیل اختلاف نظر بین طرفین ایجاد شده و برای احقاق حق و جبران خسارت‌ها مطرح می‌شود، اما تغییرات در پروژه معمولاً به‌صورت رسمی و با هدف اصلاح و سازگاری شرایط پروژه و ایجاد توافق جدید برای زمان‌بندی یا هزینه‌ها انجام خواهد شد.

مدیریت ادعا در پروژه های عمرانی

مدیریت ادعا در پروژه های ساخت و عمرانی به دلیل ماهیت پیچیده و طولانی‌مدت این پروژه‌ها، اهمیت ویژه‌ای دارد. از آنجا که تغییرات در حین اجرای پروژه‌های عمرانی اجتناب‌ناپذیر است، مدیریت صحیح ادعاها می‌تواند از بروز دعوی و اختلافات جدی جلوگیری کند.

انواع ادعا در قراردادهای پیمانکاری

ادعا در پروژه‌های عمرانی و قراردادهای پیمانکاری می‌تواند به اشکال مختلفی بروز کند که مهمترین آن‌ها به شرح زیر است:

1- ادعای مالی

این دسته از ادعاها مربوط به هزینه‌های اضافی ناشی از تغییرات یا تاخیرات پروژه است که در طول اجرای عملیات به وجود می‌آید. پیمانکار می‌تواند ادعا کند که هزینه‌های پیش‌بینی نشده یا تغییرات در الزامات کار، نیاز به تعدیل هزینه‌ها را ایجاد کرده است. توصیه می‌کنم برای اطلاع از تاخیرات پروژه‌های عمرانی به مقاله بخشنامه 5090 مراجعه کنید.

2- ادعای زمانی

این ادعاها مرتبط به تاخیرهای زمانی است که کارفرما یا پیمانکار معمولا برای جبران زمان‌های از دست رفته و تمدید مدت پیمان مطرح می‌کنند.

3- ادعاهای کیفی

ادعاهای کیفی به مشکلات مربوط به کیفیت کار انجام‌شده اشاره دارند. این ادعاها ممکن است به عدم تطابق با مشخصات، استانداردهای فنی یا الزامات کیفی منجر شوند و پیمانکار یا کارفرما می‌توانند بر اساس این ادعاها از طرف دیگر درخواست تجدید نظر یا جبران خسارت کنند.

4- ادعاهای مربوط به محدوده

این ادعاها به تغییرات یا تعدیل در محدوده کار پروژه اشاره دارند. اگر بخشی از عملیات به دلایلی تغییر کرده یا نیاز به کار اضافی ایجاد شود، پیمانکار می‌تواند به عنوان ادعای مربوط به محدودیت محدوده، تقاضای جبران خسارت یا زمان اضافی کند.

علاوه بر موارد ذکر شده، ادعاهای پروژه بر اساس مستندات و تحلیل‌ها نیز به به سه دسته کلی زیر تقسیم می‌شوند:

1. ادعاهای فناشونده: این ادعاها به دلیل ضعف در مستندات و اعتبار تحلیل‌ها، احتمال پذیرش کمی دارند.
2. ادعاهای به حق: این ادعاها دارای مستندات و تحلیل‌های معتبر هستند و احتمال پذیرش آن‌ها بالا است.
3. ادعاهای مشکوک: این ادعاها وضعیت نامشخصی دارند و پذیرش آن‌ها به کیفیت مستندات و تحلیل‌ها بستگی دارد.

علل بروز ادعاها در پروژه‌های عمرانی

با توجه به ماهیت عملیات‌های عمرانی، بروز اختلاف گاهی اجتناب‌ناپذیر است، چرا که طرفین و پیمانکاران ممکن است انتظارات خاصی داشته باشند. اگر چه بیشترین اختلافات بین کارفرما و پیمانکاران در مرحله اجرای پروژه رخ می‌دهد، اما با این حال، ریشه اصلی بسیاری از این مشکلات در مرحله تنظیم قرارداد و مستندسازی حین اجرا نهفته است.

برخی از عوامل رایج که منجر به بروز ادعاها در پروژه‌های عمرانی می‌شوند، عبارت‌اند از:

• وجود قراردادهای مبهم و ناقص
• تغییرات ناگهانی در طراحی یا محدوده پروژه
• تاخیرات اجرایی ناشی از عوامل مختلف مانند شرایط جوی یا تأمین مصالح
• مشکلات فنی و نواقص اجرایی

این چالش‌ها در صورت عدم مدیریت صحیح، باعث ایجاد دعاوی پیچیده و طولانی‌مدت خواهند شد؛ لذا آموزش مدیریت ادعا می‌تواند به پیشگیری از بروز این مشکلات و تسریع در روند پیشرفت پروژه کمک کند.

توجه داشته باشید تصور این که تنها پیمانکاران کلیم و ادعا می‌کنند، نادرست است، زیرا ممکن است کارفرما نیز ادعاهایی داشته باشد.

فرآیند مدیریت ادعا

مدیریت ادعا در پروژه‌های عمرانی و صنعتی شامل چهار فرآیند کلیدی است که در استاندارد PMBOK تعریف شده‌اند:

1. شناسایی ادعا: در این مرحله مواردی از جمله زمان، علت و شرایطی که ممکن است منجر به ایجاد ادعا شوند، شناسایی و مستندسازی می‌شوند. مستندسازی دقیق و ارائه مدارک معتبر برای حمایت از ادعای مطرح شده می‌تواند به تثبیت موقعیت طرف ادعا کننده کمک کند.
2. کمی سازی ادعا: این فرآیند شامل اندازه‌گیری اثرات ادعا بر اهداف پروژه و قرارداد است. در این مرحله، نیاز است تا تأثیرات مالی و زمانی ادعا بر پروژه به دقت تحلیل شود تا درک بهتری از آسیب‌های ایجاد شده به دلیل ادعا حاصل شود.
3. پیشگیری ادعا: در این مرحله، اقداماتی انجام می‌شود تا عوامل احتمالی بروز اختلافات در پروژه کاهش یابد. این کار شامل شناسایی و حل مشکلات داخلی و خارجی است. همچنین، برقراری ارتباطات مناسب و روشن‌سازی انتظارات میان طرفین از روش‌های مؤثر برای جلوگیری از بروز ادعاها در آینده است.
4. حل و فصل ادعا: در این فرآیند، دعوی از طریق روش‌های مختلفی مانند مذاکره، میانجی‌گری، حکمیت یا دعوی حقوقی حل و فصل می‌شود. هدف نهایی در این مرحله رسیدن به یک توافق عادلانه و مناسب برای تمامی طرفین درگیر است. انتخاب روش مناسب بستگی به شرایط خاص دعوی و تمایل طرفین دارد.

این چهار فرآیند به‌طور کلی برای مدیریت مؤثر ادعاها در پروژه‌های عمرانی و صنعتی طراحی شده‌اند و هدف آن‌ها همواره کاهش خطرات و تبعات ناشی از اختلافات بوده است. البته در مواردی که تلاش برای حل‌وفصل اختلافات از طریق مذاکره صورت نگیرد، پیگیری‌ها از طریق مراجع قانونی انجام خواهد شد.

مدیریت ادعا (کلیم) در قراردادهای پیمانکاری

قراردادهای پیمانکاری معمولاً شامل بندهای مشخصی در مورد ادعاها هستند که در موافقت‌نامه، شرایط عمومی و خصوصی پیمان ذکر می‌شوند. مدیریت ادعا در قراردادها نیازمند تسلط بر مفاد قرارداد، شرایط حقوقی و تحلیل دقیق بندهای قراردادی است. با استفاده از دستورالعمل مدیریت ادعا، پیمانکاران و کارفرمایان می‌توانند رویکردهای بهینه‌ای برای کاهش تنش‌ها و افزایش شفافیت اتخاذ کنند. در مجموع، داشتن تیم تخصصی برای بررسی کلیم‌ها و تنظیم راهبرد مناسب برای حل اختلافات، از بروز مشکلات حقوقی جدی جلوگیری می‌کند.

مدیریت ادعا و آنالیز تاخیرات پروژه

یکی از مهم‌ترین بخش‌های مدیریت ادعا و کلیم، آنالیز تاخیرات پروژه است. تاخیرات پروژه ممکن است ناشی از عوامل مختلفی نظیر تغییر در دامنه کار، شرایط نامناسب جوی، کمبود منابع و یا مشکلات پیمانکاری باشد. لذا تنظیم لایحه تاخیرات می‌تواند به بررسی ادعاها کمک کند.

نکات کلیدی در مدیریت ادعا (کلیم)

بدون شک تنظیم دقیق قراردادهای پیمانکاری می‌تواند به طرز قابل توجهی مانع از درخواست دعوی و بروز اختلافات شود. با این حال، وجود چالش‌ها و اختلافات در شروع عملیات اجرایی انکار ناپذیر است. به همین علت توصیه می‌شود نکات زیر را برای مدیریت کلیم‌ها و همچنین پیشگیری از بروز اختلافات شدید رعایت کنید:

• نقش اسناد پروژه در مدیریت ادعا بسیار حائز اهمیت است. داشتن مستندات دقیق و منظم از پروژه مانند گزارش‌های پیشرفت، مکاتبات رسمی، صورت‌جلسات و قراردادها یکی از عوامل کلیدی در مدیریت ادعا و کلیم است.
• الزامات قید شده در قرارداد را برای آماده‌سازی درخواست ادعا ارزیابی کرده و مشخص کنید که مدارک ارائه شده از سوی پیمانکار کافی است.
• مدارک و مستندات پیمانکار را بررسی کرده و مبانی حقوقی و قانونی ادعا را مشخص کنید.
• اطلاعات مربوط به تاسیسات، شرایط ژئوتکنیکی، زیرساخت‌ها، شرایط کارگران، آب و هوا و دیگر عوامل مؤثر بر پروژه را جمع‌آوری کنید.

جلوگیری از اختلافات و درخواست دعوی

با مدیریت ادعا مؤثر و استفاده از شیوه‌های پیشگیرانه می‌توان از بروز ضرر و زیان برای کارفرما و پیمانکار جلوگیری کرد. از راهکارهایی که به کاهش درخواست ادعا کمک می‌کند، عبارت‌اند از:

• تسلط کامل بر مباحث دفتر فنی از جمله صورت وضعیت نویسی ، متره و برآورد، محاسبه تعدیل، لایحه ضرر و زیان و تاخیرات
• تسلط بر موافقت‌نامه‌ها، شرایط عمومی پیمان، شرایط خصوصی پیمان و مفاد قانونی
• تنظیم قراردادهای شفاف و بدون ابهام
• مستندسازی مدارک و مستندات کامل پروژه
• برقراری تعامل سازنده بین کارفرما، پیمانکار، مشاور و ذی‌نفعان پروژه
• استفاده از نرم افزارهای تخصصی مدیریت پروژه مانند MS Project
• بهره‌گیری از مشاوره‌های حقوقی و فنی در مراحل مختلف پروژه

جمع بندی

مدیریت ادعا در پروژه‌های عمرانی و پیمانکاری شامل شناسایی، تحلیل، مذاکره و پیگیری ادعاها است. مستندسازی دقیق، پایش مستمر پروژه، استفاده از ابزارهای مدیریتی و برقراری ارتباطات موثر بین طرفین پروژه نقش مهمی در موفقیت این فرایند دارد. برخی از چالش‌های رایج برای کلیم در پروژه‌های عمرانی شامل عدم شفافیت در قراردادها، تغییرات غیرمنتظره در طراحی، تاخیرات اجرایی و مشکلات فنی می‌شود. از آنجایی که مناقشات در صنعت ساخت‌و‌ساز خصوصیات خاص خود را داشته و روش‌های متفاوتی برای حل اختلاف نیاز دارد؛ توصیه می‌شود بر مباحث حوزه دفتر فنی تسلط کامل داشته باشید. به همین منظور شما می‌توانید برای مدیریت فعال ادعاها و کاهش ریسک‌های پروژه به آموزش نخبگان دفتر فنی مجموعه آکادمی عمران مراجعه کنید.

در انتهای این مقاله امیدواریم اطلاعات خوبی درباره مدیریت ادعا (کلیم) کسب کرده باشید. در صورتی که در این مورد سوالی دارید می‌توانید آن را در بخش دیدگاه با ما به اشتراک بگذارید.

مسیر پیشنهادی مطالعه مقالات آکادمی عمران

مشاهده مسیر یادگیری