نحوه نوشتن صورتجلسه کارگاهی + انواع صورتجلسات همراه دانلود رایگان نمونه

آیا می‌دانید صورتجلسه کارگاهی چیست و چرا در پروژه‌های عمرانی از اهمیت بالایی برخوردار است؟ آیا می‌دانید چگونه می‌توان این سند را به درستی تنظیم کرد تا از بروز اختلافات و مشکلات حقوقی جلوگیری شود؟ صورتجلسه یا صورت مجلس؟ تفاوت میان این دو چیست و هر کدام چه کاربردی دارند؟ ما در این مقاله به تمامی این پرسش‌ها، پاسخ داده‌ایم و با ارائه نمونه صورتجلسه کارگاهی عمران به بررسی جزئیات آن از جمله انواع صورتجلسه، نحوه ابلاغ و نوشتن صورتجلسات کارگاهی پرداخته‌ایم. لذا توصیه می‌کنیم تا انتهای این مطلب همراه آکادمی عمران باشید.

صورتجلسه کارگاهی چیست؟

صورت جلسه کارگاهی سندی است که در جریان اجرای پروژه‌های عمرانی و ساختمانی توسط پیمانکار تنظیم و ارائه می‌شود. این سند حاوی شرحی دقیق و مستند از تصمیمات متخذه، اقدامات انجام‌شده و توافقات حاصل‌شده در محل کارگاه است. به‌طور کلی هدف از تنظیم صورت جلسات کارگاهی، ثبت و مستندسازی فعالیت‌های انجام شده، پیگیری روند پیشرفت پروژه، رفع اختلافات احتمالی و ایجاد شفافیت در تعاملات میان ارکان پروژه (شامل کارفرما، مشاور، پیمانکار و ناظر مقیم یا مدیر طرح در صورت وجود) است.

فرق صورتجلسه و صورت مجلس

اگرچه صورتجلسه و صورت مجلس از نظر محتوایی به یکدیگر نزدیک هستند، اما از نظر ساختاری و نحوه تهیه و تنظیم، تفاوت‌های اساسی دارند.

صورت مجلس سندی است که در زمان وقوع یک رویداد خاص، توسط یک هیئت حاضر تهیه می‌شود. تصمیمات و توافقات اتخاذ شده در همان جلسه، در صورت مجلس ثبت و به امضای اعضای هیئت می‌رسد. صورت مجلس، اغلب برای ثبت وضع موجود یا تصمیمات فوری و قطعی استفاده می‌شود. به عنوان مثال، در هنگام تحویل کارگاه به پیمانکار، از صورت مجلس تحویل کارگاه به عنوان سندی رسمی و لازم‌الاجرا استفاده خواهد شد.

در حالی که صورتجلسه توسط پیمانکار تهیه و برای بررسی و تایید به ناظر، مشاور و کارفرما ارسال می‌شود. پس از بررسی و حتی اصلاح احتمالی، صورتجلسه برای ثبت و مستندسازی فعالیت‌های روزمره و تصمیمات جاری پروژه استفاده می‌شود. به عنوان مثال در بند 15 کلیات فهرست بها ابنیه این‌گونه ذکر شده است که:

عملیاتی که پس از انجام کار پوشیده می‌شود و امکان بازرسی کامل آن ها بعدا میسر نیست، باید مطابقت آن‌ها یا نقشه‌ها و مشخصات فنی یا دستور کارها، حین اجرای کار و قبل از پوشیده شدن با مهندس مشاور صورت جلسه شود.

به بیان ساده‌تر، صورت مجلس سندی فوری و قطعی است که در یک جلسه خاص تهیه و امضا می‌شود، در حالی که صورت جلسه سندی است که به صورت دوره‌ای و برای ثبت فعالیت‌های جاری پروژه تهیه و به تایید ارکان پروژه می‌رسد. با توجه به اینکه در کارگاه‌های عمرانی این دو واژه یکسان تلقی می‌شود، ما نیز در ادامه مقاله این دو واژه را به شکل یکسان در نظر می‌گیریم.

بیش از ۳۰ ساعت آموزش حرفه‌ای ولی رایگان دفترفنی و ساختمان سازی

دریافت

صورت جلسه کارگاهی در فهرست بها

مطابق بند ۱۸ کلیات فهرست بهای ابنیه، در تنظیم صورت‌جلسات که باید بر اساس ضوابط تهیه شوند، رعایت موارد زیر الزامی است:

• صورت جلسات باید ضمن اجرای کار و پس از اتمام هر یک از اجزای آن و بر اساس مشخصات فنی یا دستور کارها تهیه شوند.
• صورتجلسه ها شامل حداقل اطلاعات از جمله نام کارفرما، مهندس مشاور، مهندس ناظر (نظارت فنی کارگاهی)، پیمانکار، شماره و تاریخ پیمان، موضوع پیمان، شماره و تاریخ صورت جلسه باشند.
• ذکر مرجع فنی مربوط به اجرای کار موضوع صورت جلسه
• ارائه توضیحات کافی و ترسیم نقشه با جزییات کامل و بیان مشخصات فنی کار
• متره و محاسبه مقادیر مربوط به اجرای عملیات
• مطابق بند ۱۸-۲ کلیات فهرست بها ابنیه صورت جلسات باید به امضای پیمانکار مهندس ناظر مقیم مهندس مشاور و کارفرما (در موارد تعیین شده) برسد.

اهمیت امضا در صورت جلسه کارگاهی

داشتن امضا در صورتجلسه های کارگاهی در فهرست بها منضم به پیمان الزامی است، زیرا به این سند اعتبار قانونی بخشیده و آن را به یک سند رسمی تبدیل می‌کند. همچنین، امضای مسئولین ذی‌ربط نشان‌دهنده تایید و پذیرش محتوای صورتجلسه توسط آن‌ها است و به مستندسازی دقیق و قابل‌استناد تصمیمات و توافق‌های انجام‌شده در کارگاه کمک می‌کند. در نهایت، این امر از بروز اختلافات و سوءتفاهم‌های احتمالی در آینده جلوگیری می‌کند.

با توجه به تعداد امضا، صورتجلسات به 4 دسته کلی تقسیم بندی می‌شوند. که در جدول زیر می‌توانید جزئیات هر یک از آن‌ها را مشاهده ‌کنید.

در خصوص امضا صورتجلسات کارگاهی توجه داشته باشید که:

• نوع صورتجلسه، تعیین‌کننده مسئولین امضا کننده است.
• تا حد امکان، تمام صورتجلسات با 4 امضا تهیه و تنظیم شوند.
• در صورتجلسات با تعداد امضای کمتر، ممکن است اعتبار قانونی سند محدود شود.
• امضای مسئولین، باید واضح و خوانا باشد.
• در صورتجلسات الکترونیکی هم امضای الکترونیک باید به وضوح قابل تایید باشد.

ابلاغ صورتجلسات کارگاهی

صورتجلسات کارگاهی عموما توسط پیمانکار تهیه شده و پس از تایید و امضا به مشاور و کارفرما ابلاغ می‌شود. بر اساس بند ۱۸-۲ کلیات فهرست بها ابنیه تمامی صورت جلسات باید توسط کارفرما به مهندس مشاور (با رونوشت جهت اطلاع و پیگیری پیمانکار) برای اعمال در صورت وضعیت به همراه موضوع کار و جدول خلاصه مقادیر ظرف مهلت سه هفته از تاریخ دریافت از مشاور ابلاغ شود.

در واقع، این بند تأکید دارد که انتقال اطلاعات باید دقیق و در موعد مقرر انجام شود تا کلیه طرفین پروژه از وضعیت فعلی و جزئیات کار آگاه شده و بتوانند به درستی پیگیری‌های لازم را انجام دهند.

همچنین در ادامه همین بند بیان شده است:

چنانچه صورت جلسات مزبور به عللی مورد تایید کارفرما قرار نگیرد و ظرف مدت یاد شده از طرف کارفرما ابلاغ نگردد لازم است کارفرما دلایل عدم ابلاغ یا لزوم تهیه صورت جلسه اصلاحی را کتباً به اطلاع مهندس مشاور و پیمانکار برساند. پس از آن در صورت نیاز به تهیه صورت جلسه اصلاحی لازم است ابلاغ آن توسط کارفرما ظرف مدت دو هفته از تاریخ دریافت صورت جلسه اصلاحی از مشاور انجام شود.

به بیان ساده تر، اگر کارفرما صورت جلسات را تأیید نکرده و در زمان مشخصی به پیمانکار نرساند، باید دلایل عدم تایید و تاخیر را به صورت کتبی اعلام کند. چنانچه نیاز به اصلاح صورت جلسه باشد، کارفرما دو هفته فرصت دارد تا آن را ابلاغ کند.

تاخیر در ابلاغ صورتجلسات

بر اساس بند ۱۸-۲ پس از سپری شدن مهلت سه هفته از دریافت صورت جلسه یا مهلت دو هفته از دریافت صورت جلسه اصلاحی چنانچه صورت جلسه به هر دلیلی خارج از قصور پیمانکار از طرف کارفرما با تاخیر ابلاغ شود، میزان تاخیر به وجود آمده در ابلاغ صورت جلسه و پرداخت مبلغ مربوط به آن بر اساس دستورالعمل مربوط در رسیدگی به تاخیرات پیمان منظور می‌گردد.

در واقع اگر تاخیر در ابلاغ صورت جلسه به دلایلی خارج از کنترل پیمانکار باشد، این تأخیر ثبت شده و مبلغ مربوطه طبق دستورالعمل‌ها از جمله بخشنامه ۵۰۹۰ بررسی می‌شود.

صورت‌جلسات فاقد ابلاغ کارفرما

مطابق بند ۱۸-۲ صورت جلسات فاقد ابلاغ کارفرما که مورد تایید مهندس مشاور قرار گرفته باشد با اعمال ضریب 0.7 در صورت وضعیت لحاظ می‌گردد. ابلاغ صورت جلسات توسط کارفرما به منظور مستند سازی مدارک و صورت جلسات بوده و از تعهدات و مسئولیت‌های مهندس مشاور و پیمانکار نمی‌کاهد. بدین معنا که ابلاغ کردن صورت جلسات کارگاهی توسط کارفرما و فقط برای ثبت اطلاعات استفاده می‌شود و تاثیری بر مسئولیت‌های مهندس مشاور و پیمانکار ندارد.

تاریخ ابلاغ صورتجلسات توسط کارفرما

در بند ۳-۱۸ بیان شده است که:

تاریخ ابلاغ کارفرما باید با زمان اجرای عملیات موضوع صورت جلسه مطابقت داشته باشد و ابلاغ صرفاً با مسئولیت و تایید بالاترین مقام دستگاه اجرایی می‌تواند در زمان دیگر انجام شود.

نمونه صورت جلسه کارگاهی

بدون شک مشاهده نمونه صورتجلسه کارگاهی می‌تواند به شما در تهیه صورت جلسات اصولی کمک کرده و همچنین، از بروز اشتباهات رایج جلوگیری کنید. در نتیجه آشنایی با ساختار صحیح این سندها به مستندسازی دقیق‌تر و مدیریت بهتر پروژه‌ها کمک شایانی خواهد کرد.

علاوه بر نمونه صورتجلسات، استفاده از نمونه فرم صورتجلسه کارگاهی موجب افزایش سرعت عمل در مستندسازی و صرفه‌جویی قابل توجه در زمان شما خواهد شد. با داشتن این فرم‌ها دیگر نیازی به صرف زمان برای طراحی ساختار اصلی صورتجلسه نخواهید داشت.

انواع صورتجلسات کارگاهی

اصلی‌ترین انواع صورتجلسه ها در پروژه‌های عمرانی بر اساس مفاد قانونی به شرح زیر است:

صورتجلسه تحویل زمین

طبق بند ب ماده 28 شرایط عمومی پیمان، کارفرما پس از مبادله پیمان، تاریخ تحویل کارگاه (زمین) را به پیمانکار اعلام می‌کند. پیمانکار موظف است در تاریخ مقرر که نباید بیشتر از 30 روز از تاریخ مبادله پیمان باشد در محل کار حاضر شده و طی صورتجلسه‌ای، کارگاه را تحویل بگیرد.

در صورت جلسه تحویل کارگاه باید حدود و موقعیت زمین‌ها و محل‌هایی که در آن‌ها موضوع پیمان اجرا می‌شود و نقاط نشانه با مشخصات آن‌ها، محور عملیات و محل منابع تهیه مصالحی که باید در کارگاه تولید گردد، درج شود. در صورتی که حداکثر 30 روز از تاریخ تعیین شده برای تحویل گرفتن کارگاه حاضر نشود، کارفرما حق دارد که طبق ماده 46 شرایط عمومی پیمان ، قرارداد را فسخ کند.

صورتجلسه ورود مصالح به کارگاه

طبق بند 1 مقدمه پیوست 1 فهرست بهای رشته ابنیه (مصالح پای کار) هنگام ورود مصالح به کارگاه، صورتجلسه‌ای با حضور مهندس ناظر (نظارت فنی کارگاهی) تنظیم می‌شود. در این صورت جلسه نوع، مقدار و تاریخ ورود مصالح مشخص می‌شود.

صورتجلسه تجهیز کارگاه

صورتجلسه تجهیز اولیه کارگاه معمولا همزمان با تحویل کارگاه و زمین توسط کارفرما تنظیم می‌شود که شامل محل منابع تهیه مصالح و مشخصات تجهیزات و تاسیسات اولیه مستقر شده در کارگاه است. صورتجلسات تجهیز مستمر کارگاه نیز در طول عملیات اجرایی برای ثبت تغییرات و اضافات تجهیزات و تاسیسات تنظیم می‌شوند. به‌طور کلی، صورتجلسات تجهیز کارگاه شامل تغییرات و اضافات تجهیزات و تاسیسات در طول پروژه مانند ورود ماشین‌آلات جدید، احداث ساختمان‌های موقت و تغییرات در جانمایی تجهیزات می‌شود.

صورتجلسه مقدار مصالح پای کار (صورت وضعیت موقت)

مطابق بند 1 و 5 مقدمه پیوست 1 فهرست بهای رشته ابنیه و تبصره بند ج ماده 13 نشریه 4311، مقدار مصالح پای کار در زمان تهیه صورت وضعیت موقت، اندازه گیری و صورتجلسه می‌شود.

صورتجلسه انجام کار

مطابق بند 18-1 کلیات فهرست بهای ابنیه، در حین انجام کار و بعد از پایان هر بخش از آن عملیات صورتجلسه‌ای مطابق با مشخصات فنی یا دستور کار مهندس ناظر تهیه شود. توجه داشته باشید که ذکر مرجع فنی در خصوص کار انجام شده، اطلاعات عمومی پروژه (شماره و تاریخ پیمان، نام ارکان پروژه و غیره)، ترسیم نقشه با جزئیات کامل به همراه توضیحات کافی و همچنین اندازه گیری و محاسبه مقادیر در صورت جلسات الزامی است.

صورتجلسه خسارت در کارگاه

در صورت بروز حادثه و وارد شدن خسارت به پروژه، پیمانکار موظف است مراتب را به کارفرما، مهندس مشاور و بیمه‌گر اطلاع دهد. صورتجلسه‌ای برای تعیین میزان خسارت تنظیم و به تأیید کارفرما و مهندس مشاور می‌رسد.

صورتجلسه تحویل موقت

طبق ماده 39 شرایط عمومی پیمان به هنگام تحویل موقت در صورت عدم وجود نقص، صورتجلسه تنظیم و نتایج آزمایش‌ها به کارفرما ارسال می‌شود. کارفرما پس از تایید، تحویل موقت را اعلام می‌کند. همچنین، اگر نقصی مشاهده شود، صورتجلسه‌ای با مهلت اصلاح تنظیم شده و پس از رفع نقص و بازدید دوباره، مهندس مشاور صورتجلسه و گواهی رفع نقص را ارسال می‌کند و کارفرما تحویل موقت را تایید می‌کند. جهت آشنایی بیشتر به مقاله صورتجلسه تحویل موقت مراجعه کنید.

صورتجلسه تحویل قطعی

مطابق با ماده 41 شرایط عمومی پیمان، اعضای هیأت تحویل قطعی، پس از بررسی کارها و عدم مشاهده عیب و نقص ناشی از پیمانکار، کار را تحویل قطعی می‌گیرند. سپس صورت جلسه‌ای تنظیم و به کارفرما ارسال می‌کنند و نسخه‌ای نیز به پیمانکار می‌دهند.

نحوه نوشتن صورتجلسه کارگاهی

نوشتن صورتجلسه کارگاهی همانند گزارش نویسی ناظر ساختمانی مهارتی کلیدی در مدیریت پروژه‌های عمرانی به‌شمار می‌رود که به جلوگیری از بروز اختلافات، پیگیری پیشرفت پروژه و مستندسازی وقایع کمک می‌کند. به همین علت نحوه نوشتن و تهیه فرم صورت جلسه کارگاهی از اهمیت بسزایی برخوردار است. در ادامه به بررسی اجزای فرم و متن صورتجلسه کارگاهی و نکات ضروری در تنظیم آن خواهیم پرداخت.

اجزای اصلی صورتجلسه کارگاهی

اگر چه فرم و فرمت صورتجلسه کارگاهی بر اساس نیاز پروژه ممکن است متفاوت باشد، اما ساختار اصلی هر فرم یکسان بوده و این تفاوت تنها در نحوه نگارش و ارائه دیده می‌شود. از اجزای اصلی که ذکر آن در متن صورتجلسات کارگاهی الزامی است، عبارت‌اند از:

• عنوان صورتجلسه: عنوان باید به‌وضوح موضوع اصلی صورتجلسه را مشخص کند.
• مشخصات پروژه: شامل نام پروژه، شماره پیمان، تاریخ و محل برگزاری صورتجلسه می‌شود.
• حاضرین: شامل اسامی و سمت‌های تمام افراد حاضر در جلسه یا ارکان پروژه (پیمانکار، کارفرما، مهندس مشاور و مهندس ناظر) باید ذکر شود.
• دستور جلسه: موضوعات مورد بحث در جلسه باید به طور خلاصه بیان شود.
• شرح مذاکرات: چنانچه مذاکرات، تصمیمات و توافقات حاصل شود در جلسه باید ثبت شود.
• اقدامات و مسئولیت‌ها: اقدامات و مسئولیت‌های تعیین شده برای افراد یا گروه‌ها باید به طور واضح مشخص شود.
• تاریخ و امضای حاضرین: تاریخ تنظیم صورتجلسه و امضای تمام افراد حاضر در جلسه و ارکان پروژه باید ثبت شود.

مراحل نوشتن صورتجلسه کارگاهی

مراحل تهیه و تنظیم صورتجلسه کارگاهی به شرح زیر است:

1. تهیه پیش‌نویس: نکات مهم و تصمیمات را در طول جلسات، حین اجرای عملیات و هر نوع تغییر در روند پروژه را به صورت خلاصه یادداشت کنید.
2. تنظیم متن اصلی: پس از پایان جلسه یا پس از توافقات، تغییرات و تصمیمات با استفاده از یادداشت‌ها، متن اصلی صورتجلسه را تنظیم کنید.
3. بازبینی و اصلاح: متن صورتجلسه را به دقت بازبینی کرده و در صورت نیاز، اصلاحات لازم را انجام دهید.
4. امضا و توزیع: صورتجلسه را به امضای تمام افراد حاضر در جلسه برسانید و صورتجلسات (به ویژه صورتجلسه های کار انجام شده) را بر اساس تاریخ، شماره گذاری شده و حداقل در 4 نسخه اصل تهیه کنید.

نکات مهم در نوشتن صورتجلسه کارگاهی

از نکات کلیدی در تنظیم صورتجلسه کارگاهی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• تمام اطلاعات ثبت شده در صورتجلسه باید کاملا دقیق و صحیح باشد.
• از هرگونه اشتباه یا ابهام در ثبت وقایع و تصمیمات اجتناب کنید.
• متن صورتجلسه باید به زبانی ساده، واضح و شفاف نوشته شود؛ لذا از به‌کارگیری اصطلاحات پیچیده و مبهم خودداری کنید.
• از کلی‌گویی پرهیز نموده و تمام موارد را به صورت مشخص و جزئی شرح دهید.
• از درج نظرات و برداشت‌های شخصی در متن صورتجلسه خودداری کنید و صرفا وقایع و تصمیمات را بر اساس نقشه‌ها و دستور کارها ثبت کنید.
• تمام مدارک، مستندات و اطلاعات مرتبط با موضوع صورتجلسه باید به آن پیوست شود.
• به‌کارگیری فرم‌های استاندارد و از پیش طراحی شده برای تنظیم صورتجلسات، به ایجاد نظم و انسجام در مستندسازی کمک می‌کند.

با رعایت دقیق نکات فوق، می‌توانید صورتجلسات کارگاهی دقیق، شفاف، مستند و قابل استنادی را تنظیم کنید که این امر به مدیریت بهتر و کارآمدتر پروژه‌های عمرانی کمک شایانی خواهد کرد.

جمع بندی

صورتجلسات کارگاهی، فراتر از یک سند رسمی و اداری، ابزاری قدرتمند در مدیریت ریسک و تضمین کیفیت پروژه‌های عمرانی هستند. این اسناد، نقش کلیدی در شفاف‌سازی تعاملات، پیگیری پیشرفت پروژه و جلوگیری از اختلافات ایفا می‌کنند. ما در این مطلب، به بررسی جامعی از صورتجلسات کارگاهی از جمله تفاوت صورتجلسه و صورت مجلس، انواع صورتجلسات، چگونگی ابلاغ و نکات مهم در تنظیم و نوشتن صورتجلسات کارگاهی پرداختیم. با رعایت این نکات و استفاده از نمونه‌های ارائه شده، می‌توان صورتجلسات کارگاهی را به نحوی موثر تنظیم و به مدیریت بهتر پروژه‌ها کمک نمود.

در انتهای این مقاله امیدواریم اطلاعات خوبی درباره انواع صورتجلسات کارگاهی کسب کرده باشید. در صورتی که در این مورد سوالی دارید می‌توانید آن را در بخش دیدگاه با ما به اشتراک بگذارید.

مسیر پیشنهادی مطالعه مقالات آکادمی عمران

مشاهده مسیر یادگیری